Waarom een Etiquette ICT-middelen

9 Juli 2009

Iedereen maakt tegenwoordig dankbaar gebruik van de mogelijkheden van internet, e-mail en (mobiele) telefoon om ons werk goed en zo efficiënt mogelijk te doen. Maar aan het gebruik van ICT-middelen zijn risico's verbonden. Ik heb in het artikel Up-to-date netwerk: hoe en waarom stil gestaan hoe virussen uw netwerk kunnen beschadigen en hoe bedrijfsgeheimen hierdoor uit kunnen lekken.

MITServ zorgt graag dat uw techniek en beheer van ICT-middelen goed op orde zijn. We kunnen uw netwerk en gegevens beveiligen en installeren graag programma's om virussen en spam te weren, maar het gedrag van de gebruikers is minstens zo belangrijk. Zij moeten zich bewust zijn van de gevaren die ICT-middelen met zich mee brengt.

De gevaren gelden niet alleen voor uw organisatie. Overal in onze maatschappij zijn informatiesystemen aanwezigen de manier waarop we daarmee omgaan zou anderen kunnen schaden, bijvoorbeeld wanneer vertrouwelijke informatie uitlekt of iemands privacy wordt geschonden. Vanwege de risico's van het gebruik van internet en e-mail moeten we professioneel en integer met deze middelen omgaan en rekening houden met de beveiligingsvereisten en de wettelijke belangen.

Dat hoort bij maatschappelijk verantwoord ondernemen. Dit is ook de reden dat we u hier graag bij helpen.

Door etiquette op te stellen maak je de gebruikers duidelijk hoe je als werknemer verantwoord gebruik kunt maken van ICT-middelen.

Wat staat er in ICT etiquette

Er staan gedrags- en gebruiksregels in waaraan een gebruiker zich dient te houden. Daarnaast staan de controlemogelijkheden erin beschreven: op welke wijze en in welke situatie kan het bedrijf tot controle overgaan? Daarbij wordt gestreefd naar een goede balans tussen controle en privacybescherming.

Een voorbeeld van gebruikelijke ICT regels en etiquette

Gebruik van computernetwerk

Gebruikersnamen en wachtwoorden zijn persoonsgebonden en moeten vertrouwelijk behandeld worden, wachtwoorden mogen nimmer aan derden worden doorgegeven.
De inhoud en het onderhoud van alle door de gebruiker gemaakte gegevens en data valt volledig onder de verantwoordelijkheid van de gebruiker zelf.
De gebruiker zal op verantwoorde wijze omgaan met informatie waartoe hij toegang heeft.
Vertrouwelijke gegevens en bedrijfsgevoelige informatie mogen niet zonder toestemming worden verstuurd en dit behoort altijd beveiligd (met wachtwoord) te verlopen.
Het downloaden van software en applicaties is niet toegestaan, tenzij daarvoor schriftelijk toestemming is verleend door de ICT-beheerder. Deze toestemming kan alleen worden verleend als voldaan is aan de geldende rechten en eventuele licenties zijn betaald. Software en applicaties moeten op virussen zijn gescand voor gebruik.
Een systeem moet worden afgesloten bij het einde van het gebruik. Een systeem waarop is ingelogd moet door de gebruiker geblokkeerd worden achtergelaten bij tijdelijke afwezigheid.
Iedere gebruiker dient de aanwijzingen van de ICT-beheerder op te volgen.
Bij constatering van storingen of andere onregelmatigheden aan ICT-middelen of het netwerk, inbreuken op de beveiliging etc. moet de gebruiker dit meteen aan de ICT-beheerder melden.
Het is een gebruiker verboden:
zelf software te installeren of apparatuur aan te sluiten anders dan goedgekeurd door de ICT-beheerder;
virussen te maken en/of bewust te verspreiden;
het computernetwerk te gebruiken om toegang te krijgen toto gegevens die niet voor de gebruiker bestemd zijn ('hacken') dan wel ander strafbaar gedrag;
storingen of andere onregelmatigheden aan computers of het netwerk zelf te verhelpen;
op andere wijze te handelen in strijd met deze etiquette.

Gebruik van internet

Gebruikers mogen via het netwerk gebruik maken van internet om hun werk te doen.
Gebruikers mogen internet af en toe kort gebruiken voor persoonlijke doeleinden, als dit geen storende onderbreking vormt van de werkzaamheden en niet storend is voor het computernetwerk.
Werkgever behoudt zich het recht voor om de toegang tot bepaalde sites te beperken. Met name sites met een pornografische, racistische, discriminerende of een op entertainment gerichte inhoud kunnen worden geweerd.
Werkgever kan het recht tot gebruik van internet toestaan, maak ook altijd weer intrekken. Zonder dat recht is gebruik van internet niet toegestaan.
Het is gebruikers in ieder geval verboden om via het netwerk internet te gebruiken om:
spelletjes te spelen of te downloaden;
te winkelen;
te gokken of deel te nemen aan kansspelen;
niet zakelijke nieuwsgroepen of chatboxen te bezoeken;
websites te bezoeken die pornografisch, racistisch, discriminerend, beledigend of aanstootgevend materiaal bevatten en/of dit materiaal te bekijken of te downloaden;
opzettelijk informatie waartoe men via internet toegang heeft verkregen zonder toestemming te veranderen of te vernietigen.

Gebruik van e-mail

Iedere gebruiker kan beschikken over een e-mailadres om voor zijn werk e-mails te ontvangen en versturen.
Gebruikers mogen dit adres af en toe kort gebruiken voor het ontvangen en versturen van persoonlijke e-mail, als dit geen storende onderbreking vormt van de werkzaamheden en niet storend is voor het computernetwerk.
Het versturen van e-mail moet te allen tijde voldoen aan de volgende voorwaarden:
een correct taalgebruik en een correcte vermelding van afzender;
een duidelijke en ter zake doende onderwerp aanduiding;
de standaard opmaak.
Het is niet toegestaan door middel van e-mail:
berichten anoniem of onder een fictieve naam te versturen;
dreigende, beledigende, seksueel getinte, racistische dan wel discriminerende berichten te versturen. Indien gebruiker ongevraagd informatie van deze aard krijgt aangeboden, dient dit te worden gemeld aan de beheerder;
kettingmailberichten te versturen of het interne netwerk te gebruiken voor verspreiding van niet zakelijke publicaties of rondschrijven die van buiten de organisatie worden aangeboden;
iemand elektronisch lastig te vallen;
of op enig andere wijze te handelen in strijd met deze etiquette.

Gebruik van telefoons

Gebruikers mogen telefoons gebruiken in het kader van hun werk.
Gebruikers mogen de telefoon af en toe kort gebruiken voor het voeren van privé gesprekken, als dit geen storende onderbreking vormt van de werkzaamheden en niet storend is voor het telefoonnetwerk.
Voor gebruikers die een mobiel toestel in gebruik hebben, geldt bovendien dat zij zich moeten houden aan de regels en eventuele aanvullende overeenkomsten die werkgever voor het gebruik van mobiele telefoons heeft vastgelegd.
Het is gebruikers verboden telefoons van werkgever te gebruiken voor amusementsnummers en niet zakelijke servicenummers.
Tijdens vakanties, met name in het (verre) buitenland, dienen gebruikers het gebruik van hun mobiele telefoons zoveel mogelijk te beperken.

Wanneer en hoe wordt ICT-gebruik gecontroleerd?

De wet- en regelgeving staat toe dat een bedrijf kan controleren op verantwoord gebruik van ICT-middelen. Werkgever kan gebruikers controleren om de volgende redenen:

systeem- en netwerkbeveiliging;

kosten- en capaciteitsbeheersing;

tegengaan van 'verboden gebruik', seksuele intimidatie of ander onacceptabel gebruik;

handhaving van de goede naam, reputatie en integriteit van de werkgever;

voorkomen van negatieve publiciteit;

bewustwording efficiënt en effectief gebruik van ICT-middelen;

controle op bedrijfsgeheimen.

Regelmatig worden controles gehouden, waarbij er wordt gekeken naar het gebruik van ICT-middelen zonder dat die meteen te herleiden zijn tot individuele personen. Wanneer dan blijkt dat er in strijd met de etiquette wordt gehandeld of wanneer daarvoor aanwijzingen zijn, dan kan er voor een bepaalde periode gericht worden gecontroleerd. Dan kunnen er bijvoorbeeld verkeersgegevens van een gebruiker worden uitgedraaid en bekeken. Daarvan word je als gebruiker van tevoren op de hoogte gebracht. Controle kan ook plaatsvinden op uitdrukkelijk verzoek van de directie, wanneer er sprake is van een redelijke verdenking of een vermoeden van ongeoorloofd handelen. Data van leden van de ondernemingsraad, van bedrijfsartsen en van andere werknemers die zich op grond van hun functie op enige vertrouwelijkheid moeten kunnen beroepen, worden niet gecontroleerd. Dit geldt niet voor de controle op de veiligheid van het berichtenverkeer.

Wat als je de regels overtreedt?

Als je als gebruiker de afspraken uit de etiquette overtreedt, word je daarop aangesproken door je leidinggevende. De inhoud van dat gesprek wordt schriftelijk bevestigd. je krijgt dan eerst een waarschuwing. Als je daarna opnieuw de regels overtreedt, volgen disciplinaire, arbeidsrechtelijke of zelfs juridische maatregelen. Zo is bijvoorbeeld een schorsing mogelijk en wordt bij strafrechtelijke overtreding aangifte gedaan. Bij ernstige overtredingen is zelfs ontslag mogelijk.

Wanneer door misbruik of overtreding van de regels het systeem of het netwerk wordt platgelegd, kun je uitgesloten worden van gebruik van het computernetwerk, e-mail, internet of telefonie. Bovendien kan de wergever je verplichten om de schade en aanvullende kosten te betalen.

Op overtreding van deze regels staan dus behoorlijk zware sancties. Maar de ICT-etiquette is er niet voor niets. Dus houd je aan de regels.

Tot slot

Het is voor iedereen prettig als we weten hoe we met de ICT-middelen om dienen te gaan. Hierdoor weten de werkgever en werknemer waar ze aan toe zijn. Bovenstaande etiquette zijn een voorbeeld en mogen naar believen gebruikt en aangepast worden. Wij kunnen u helpen als u hier nog vragen hierover heeft.

Marcel Martens

MITServ - Uw 'eigen' netwerkbeheerder

Vorig artikel: Klaar voor Windows 7

Volgend artikel: Hoe bespaar ik door Virtualisatie

Nieuws archief...